Access

 Ms-Access :

MS Access को Office Access या Microsoft Access के नाम से भी जाना जाता है यह एक Database management system (DBMS) है जिसके जरिये हम database को बना व मैनेज कर सकते हैं। इसमें हम किसी भी तरह की Entry बना सकते हैं Report, Data entry, List आदि इसकी सबसे अच्छी बात यह है की इसके जरिये database बनाने और मैनेज करने के लिए हमें किसी भी प्रकार की Programming language (जैसे SQL) की जरूरत नहीं होती यह GUI यानी Graphical User Interface पर काम करता है

 

आप Front-end और Back-end के बारे में भी थोड़ा बहुत जानते होंगे, MS Access का इस्तेमाल Front - end और Back - end दोनों के रूप में किया जाता है Front - end में हम इसके GUI का इस्तेमाल करके इसमें एंट्री बनाते हैं और Back - end में इसका इस्तेमाल programming language( Visual Basic और ASP.NET ) के जरिये किया जाता है

Example (उदहारण) :-

एक कंपनी में 10,000 Employee काम करते हैं जिनका डाटा जैसे नाम, Phone no, Email आदि को हमे स्टोर करके रखना है अब मान लीजिये हम यह सारा डाटा कुछ रजिस्टर्स में लिखकर रखते हैं अब अगर हमे किसी एक employee के बारे में जानकारी निकाली है तो हम उन सभी रजिस्टर्स में उसका नाम ढूंढना पड़ता है जिसमे बहुत ज्यादा टाइम लगेगा।
लेकिन हम अगर रजिस्टर्स की जगह MS Access को अपनाये और उस सारे डाटा का डाटाबेस तैयार करें तो हम केवल कुछ सेकंड में ही किसी की भी कोई भी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

  HOME MENU

 Views 

Datasheet View :- इस option  का उपयोग Table बनांते समय Rows और. Columns को व्यवस्थित करने के लिए होता है By Default यही View Open रहता है

Design View :- Database में ली गयी Table में अलग अलग Data के लिए. Field तैयार करने के लिए किया जाता है

 Clipboard 

                    i. Cut               ii. Copy         

     iii. Paste          iv.  Format Painter

FONT

Font Family 
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Bold (Ctrl + B) 
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Border 

Records 

Refresh All :- इस Option का प्रयोग Data को Refresh करने के लिए किया जाता है

New :- इस option का उपयोग Table में एक नया Record लिखने के लिए किया जाता है

Save :- इस option का प्रयोग हमारे द्वारा लिखे गए Data Record को Save करने के लिए किया जाता है
Delete :- इस Option का उपयोग हमारे द्वारा लिखे गए Data Record को Delete करने के लिए किया जाता है
Totals :- इस option का प्रयोग हमारे द्वारा लिखे गए Data Record की Total करने के लिए किया जाता है
Spelling (F7) :- इस option का प्रयोग हमारे द्वारा लिखे गए. Text में वर्तनी की गलतियों को सुधारने के लिए किया जाता है

More – इसमें निम्न Options दिए गए है

 Row Height :- इस option के प्रयोग से Table की Row की ऊंचाई बढ़ायी जा सकती है.

Sub Datasheet :- इस option के  प्रयोग से नयी Data Sheet को Insert किया जा सकता है

 Hide Field :-इस option के  प्रयोग  Record को छुपाया जा सकता है. 

Unhide Field :- इस option के  प्रयोग से छुपाये गए Record को दिखाया जा सकता है

Sort & Filter :- 

Filter :- Sort & Filter के इस option  से Cell में लिखे गए Text को छांट सकते है

Ascending :- इस option  का प्रयोग  Cell में लिखे गए Text को आरोही क्रम में रखा जा सकता है
Descending :- इस option का उपयोग Cell में लिखे गए Text को अवरोही क्रम में रखा जा सकता है
Remove Sort :- इस Option का उपयोग Filter से छांटे गए Data को पुनः सही किया जा सकता है

Selection :- इस option  का प्रयोग Cell में लिखे गए Text के अनुसार filter कर सकते है

Advanced :- इस option  का प्रयोग Filter को हटाने के लिए किया जाता है

Toggle Filter :- इस option का प्रयोग Filter को. Record करने के लिए किया जाता है ताकि जब भी आवश्यकता हो पुनः लागु किया जा सके

 Find :- 

Find (Ctrl+F) 
Replace (Ctrl+H)
Go To (Ctrl+G) – इस कमांड का प्रयोग Cell संख्या पर जाने के लिये किया जाता है
Select :- इस OPTION का प्रयोग हमारे द्वारा लिखे गए Data के एक Record को. Select करने के लिए किया जाता है 
Select All (Ctrl + A)

           CREATE MENU 

1. Tables :-  इसके द्वारा DATASHEET में Table insert किया जाता है 

Table Templates :- इसके द्वारा अपने Datasheet में विभिन्न प्रकार की datasheet जोड़ सकते है 

Share Point Lists :- इस Option का उपयोग बनाये गए Contacts , Tasks ,Issues , Events आदि को Share किया जा सकता है

Table Design :- इस option का प्रयोग हमारे द्वारा बनाई गई Table को. Design देने व Format को तैयार करने के लिए किया जाता है

Form :- इस option  का उपयोग हमारे द्वारा बनाई गई Table से Record का From बनाने के लिए किया जाता है

Blank Form :- इस option  का प्रयोग खाली Form से नया. Form बनाने के लिए किया जाता है

Multiple Item :- datasheet के भागो को multiple के रूप में change करके कार्य किया जाता है 
Form Design :- इस Option का प्रयोग नया From बनाने के लिए किया जाता है

 Reports

Report :- इस Option का प्रयोग हमारे द्वारा बनाये गए किसी भी डाटा के. Record की Report में देखने के लिए  किया जाता है

Report Design :- इस option का प्रयोग नयी Report बनाने के लिए किया जाता है

Labels :- इस Option का प्रयोग Labels बनाने और उसके Print Preview को देखने के लिए किया जाता है

OTHER 

Query Wizard :- इस option  का उपयोग दिए गए Data में से Detail filter  करने के लिए किया जाता है

Query Design :- इस Option का प्रयोग हमारे द्वारा बनाई गई सभी. Table की Query एक साथ तैयार करने के लिए किया जाता है

4. Macro

Macro :- इस option का प्रयोग Data को Record करने के लिए किया जाता है

      External Data

Import 

Saved Imports :-  इसके द्वारा save किये हुए datasheet को देखा जाता है 

Import Access :-  इसके द्वारा किसी दुसरे के file को अपने फाइल (datasheet) में जोड़ा जाता है 

Excel :- इसके द्वारा excel  की  file को अपने फाइल (datasheet) में जोड़ा जाता है 

Share Point List :-  इसके द्वारा datasheet की file को जोड़ा जाता है 

Text File :- इसके द्वारा text फाइल को datasheet में जोड़ा जाता है

More :- इसके द्वारा अपनी datasheet में अलग - अलग program की फाइल को जोड़ा जाता है 

Save Import :- सके द्वारा save किए हुए datasheet के नाम को देखा जाता है 

Export RTF file (Word) :- इसके द्वारा एक्सेस की file को MS Word में देखा जाता है 

Create E-Mail :- इसके द्वारा  E-Mail Id बनया जाता है 

Mange Replies :- इसके द्वारा datasheet को publish किया जाता है

   DataSheet MENU

VIEW :- इसमे datasheet को design view के रूप में तथा datasheet view में बदला जाता है 

1. Datasheet view 

2.design view   

 New Field :- इसके द्वारा field तैयार किया जाता है 

Lookup Column :- इसके द्वारा datasheet में column जोड़ा जाता है  

insert :- इसके द्वारा column insert किया जाता है  

Rename :- इसके द्वारा column  का Name change किया जाता है  

Data Type :- इसमे निम्न option होते है 

1. Text 
2.  Memo
3.  Number
4. Data/Time 
5. Currency
6. Yes/No
7. OLE Object
8. Hyperlink 
9. Attachment

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